บทที่ 2 ข้อมูล สารสนเทศ และการจัดการ

2.1 ข้อมูลและสารสนเทศ 

       1) ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจาก การ ดำเนินงาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว

     

 2)สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้ เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือ มีความเกี่ยว ข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ

 

3) ลักษณะของข้อมูลที่ดี
        1. ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้าง ข้อมูล ที่ออก แบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด

        2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้ตี ความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียนค้น และรายงานตามผู้ใช้

        3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม

        4. ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รกัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิว
เตอร์

        5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์
การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ

4) ชนิดและลักษณะของข้อมูล
ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
      4.1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric Data) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำ ไปคำนวณได้ ข้อมูลแบบนี้เขียนได้หลายรูปแบบ คือ
          ก. เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 12, 9, 137 , 8319 , -46
          ข. เลขทศนิยม หมายถึง ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 12 หรือเป็นจำนวนที่มีเศษทศนิยมก็ได้ เช่น 12.763
      เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 รูปแบบคือ
          ก. แบบที่ใช้กันทั่วไป เช่น 12., 9.0 ,17.63, 119.3267 , -17.34
          ข. แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์ เช่น
                   123. x 104        หมายถึง 1230000.0
                   13.76 x 10-3      หมายถึง 0.01376
                   - 1764.0 x 102    หมายถึง -176400.0
                   - 1764.10-2       หมายถึง -17.64
      4.2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character Data) หมายถึง ข้อมูลที่ ไม่สามารถนำ ไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น การเรียงลำดับตัวอักษร ข้อมูลอาจเป็นตัวหนังสือ ตัวเลข หรือเครื่องหมายใด ๆ เช่น COMPUTER, ON-LINE, 1711101,&76

 

5) ประเภทของข้อมูล
ถ้าจำแนกข้อมูลออกเป็นประเภท จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
     1. ข้อมูลปฐมภฺมิ (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวม หรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ และการจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติ เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก
     2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า และการส่งสินค้าออก เป็นต้น

   2.2กระบวนการจัดการสารสนเทศ
 1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย

        1) การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา
        2) การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบต้องมีความเชื่อถือได้

2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูล ให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้

           1) การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับ การ ใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน
           2) การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล
           3) การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า
           4) การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลข ที่สามารถ นำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้น การสร้างสารสนเทศจากข้อมูล จึงอาศัย การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย

3.การดูแลรักษาข้อมูล
     การดูแลรักษาข้อมูล อาจประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้
      1. การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
      2. การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อเก็บรักษาข้อมูล หรือนำไปแจกจ่าย จึงควรคำนึงถึงความจุและความทนทานของสื่อบันทึกข้อมูล

4.การแสดงผลข้อมูล
     1. การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่ง ข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
     2. การปรับปรุงข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์เพื่อการใช้งาน เช่น ในการตัดสินเพื่อดำเนินการ ดังนั้นข้อมูลจึงต้องมีการปรับปรุง ให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา และจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อการค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

                                             

   2.3 ข้อมูลในคอมพิวเตอร์         

   1 ระบบเลขฐานสอง
     ในชีวิตประจำวันของมนุษย์ต้องได้พบเจอกับจำนวนและการคำนวณอยู่ทุกวัน หากเราสังเกตจะพบว่าจำนวนที่เราคุ้นเคยอยู่ทุกวันนั้นไม่ว่าจะเป็นการซื้อของเป็นเงิน 39,587 บาท จำนวนเงินฝากในธนาคาร 1,426,000 บาท หรือจำนวนในใบแจ้งหนี้ค่าโทรศัพท์จำนวน 2,560 บาท ล้วนแล้วแต่ประกอบขึ้นจากตัวเลข 10 ตัว คือ 0,1,2,3,4,5,6,7,8 และ9 ทั้งสิ้น ตัวเลขทั้ง 10 ตัวนี้ถือได้ว่าเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการนับจำนวนของมนุษย์ การที่มนุษย์เลือกเลข 10 ตัวในการแทนการนับ อาจเนื่องจากมนุษย์มีนิ้วมือที่สามารถใช้เป็นอุปกรณ์ช่วยนับได้เพียง 10 นิ้ว จึงกำหนดระบบตัวเลขนี้ขึ้นมาและเรียกว่า ระบบเลขฐานสิบ (decimal)
   2 รหัสแทนข้อมูล 1 รหัสแอสกี (American Standard Code Information Interchange :ASCII) เป็นมาตรฐานที่นิยมใช้กันมากในระบบคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารข้อมูล รหัสแทนข้อมูลชนิดนี้ใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิตหรือเท่ากับ 1 ไบต์แทนอักขระหรือสัญลักษณ์แต่ละตัว ซึ่ง หมายความว่าการแทนอักขระแต่ละตัวจะประกอบด้วยตัวเลขฐานสอง 8 บิตเรียงกัน ซึ่งลำดับของแต่ละบิตเป็นดังนี้
  2  รหัสยูนิโค้ด (Unicode) เป็นรหัสที่สร้างขึ้นมาในระยะหลังที่มีการสร้างแบบตัวอักษรของภาษาต่างๆ รหัสยูนิโค้ดเป็นรหัสที่ต่างจาก 2 ชนิดที่ได้กล่าวมาข้างต้น คือใช้เลขฐานสอง 16 บิตในการแทนตัวอักษร เนื่องจากที่มาของการคิดค้นรหัสชนิดนี้ คือ เมื่อมีการใช้งานคอมพิวเตอร์ในหลายประเทศและมีการสร้างแบบตัวอักษร (font) ของภาษาต่างๆ ทั่วโลก ในบางภาษา

    

   

3) การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

 1 บิตดังที่ได้เคยกล่าวไปแล้วว่าบิตคือตัวเลขโดดในระบบเลขฐานสองซึ่งมีค่าได้เพียง0หรือ1บิตเป็นหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดในการแทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์
 2 ตัวอักขระ(character)หมายถึงตัวอักขระแต่ละตัว ซึ่งอาจเป็นตัวเลขตัวอักษรหรือเครื่องหมายใด ๆ การแทนตัวอักขระแต่ละตัวในคอมพิวเตอร์ใช้เลขฐานสองจำนวน8บิต ซึ่งเราเรียกอีกอย่างว่าไบต์
 3 เขตข้อมูล(field)หมายถึงหน่วยข้อมูลหน่วยหนึ่งที่กำหนดขึ้นมาแทนความหมายใดความหมายหนึ่งเขตข้อมูลแต่ละเขตประกอบด้วยตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป
 4 ระเบียนข้อมูล(record)หมายถึงกลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกันระเบียนข้อมูลประกอบด้วยเขตข้อมูลตั้งแต่หนึ่งเขตขึ้นไป
 5 แฟ้มข้อมูล(file)หมายถึงกลุ่มของระเบียนข้อมูลแบบเดียวกันซึ่งประกอบด้วยระเบียนข้อมูลตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้น 

2.4จริยธรรมในการใช้ข้อมูล

1.ความเป็นส่วนตัว  (Privacy)
2.ความถูกต้อง (Accuracy)
3.ความเป็นเจ้าของ (Property)
4.การเข้าถึงข้อมูล (Accessibility)

คำถามท้ายบทที่ 2

     1.ประเภทของข้อมูลแบ่งได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ ได้แก้อะไรบ้าง?